人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法
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人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法
第一章 總則
第一條 為規范人民法院電子訴訟檔案管理，確保電子訴訟檔案的真實、完整、有效與安全，促進檔案信息資源開發利用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《人民法院檔案工作規定》《電子文件歸檔與管理規范》等有關規定，結合人民法院電子訴訟檔案的特點，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱電子訴訟檔案，是指人民法院在訴訟活動中形成的、具有保存價值且應歸檔保存的電子訴訟文件，以及案卷歸檔后經數字化處理產生的紙質訴訟檔案的電子版本。
第三條 電子訴訟檔案的管理應當根據信息化條件下電子訴訟檔案形成和利用的規律，遵循以下基本原則：
(一)統一管理。對電子訴訟檔案實行統籌規劃，統一管理，各級人民法院檔案機構負責對電子訴訟檔案進行集中保存和管理。
(二)全程管理。對電子訴訟檔案的形成、傳輸、保存、利用、銷毀等實行全過程管理，確保電子訴訟檔案始終處于受控狀態。
(三)規范標準。對電子訴訟檔案制定統一標準，規范管理。
(四)便于利用。發揮電子訴訟檔案高效、便捷的優勢，提供分層次、分類別共享應用。
(五)安全保密。按照囯家有關法律法規和規范標準的要求，采取有效技術手段和管理措施，確保電子訴訟檔案信息安全。
第四條 各級人民法院應當對電子訴訟檔案管理工作進行統籌規劃，建立管理制度，明確管理職責，規范工作流程，落實保障措施。
各級人民法院審判部門負責案件辦理過程中的電子訴訟文件的形成、整理、立卷、歸檔;檔案機構負責電子訴訟檔案的檢查、接收、整合、保管、利用和監督指導，以及案卷歸檔后的數字化處理工作;技術部門負責提供技術支持。
各級人民法院應當配備一定數量事業心強、有信息化知識、與電子訴訟檔案管理任務相適應的專職檔案干部。
第五條 最高人民法院應當建立全國統一的人民法院電子訴訟檔案查閱服務平臺，逐步實現電子訴訟檔案遠程異地查閱。
第六條 各高級人民法院應當對轄區內法院電子訴訟檔案管理實行統一軟件平臺，統一技術標準，統一操作規范。
第二章 電子訴訟文件的形成、接收與歸檔
第七條 電子訴訟文件是指在案件辦理過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像等電子文件，包括法律文書的電子文本、電子證據、電子庭審錄音錄像，以及同步數字化產生的紙質訴訟材料的電子版本等。
第八條 電子訴訟文件歸檔應當符合下列要求：
(一)在案件審結后按時將有保存價值的電子訴訟文件歸檔，歸檔期限與紙質訴訟材料的歸檔期限相同。
(二)電子訴訟文件以案件為單位進行整理，分立正、副卷。紙質訴訟材料經同步數字化處理形成的電子訴訟文件，應遵照第三章有關條款執行。
(三)建立案卷級和卷內文件級目錄數據，并將目錄數據與電子訴訟文件對應關聯。目錄數據與電子訴訟文件同步歸檔。
(四)采用符合國家規定的通用格式存儲。原始格式是非通用格式的電子訴訟文件，一般應當轉換成通用格式。如確實無法轉換的，應當將相關軟件及說明一并收集歸檔。
(五)電子訴訟文件元數據是描述電子訴訟文件的內容、結構、背景和管理過程的數據。電子訴訟文件元數據應當和電子訴訟文件一并歸檔。
(六)采用技術手段加密的電子訴訟文件應當解密后歸檔，壓縮的電子訴訟文件應當解壓縮后歸檔。
(七)準確劃分密級。
第九條 電子訴訟文件在歸檔時，應當進行真實、完整、有效方面的鑒定、檢測，并參照紙質訴訟文件立卷歸檔的規定，由歸檔部門相關責任人確認。
第十條 電子訴訟文件歸檔后，可采用在線或者離線方式存儲。歸檔部門可以通過在線或者離線方式將電子訴訟檔案數據及其管理權轉移至檔案機構。
第十一條 各級人民法院檔案機構應當配備必要的軟硬件設備，對接收的電子訴訟文件進行質量檢查，檢查結果形成記錄保存備查。質量檢查包括數據的準確性、完整性、可用性和安全性等。對檢查不合格的，應當退回歸檔部門重新制作提交。
第十二條 各級人民法院有關部門在建立、完善與電子訴訟文件歸檔相關的信息系統時，應當征求檔案機構的意見。
第三章 紙質訴訟檔案的電子版本制作
第十三條 紙質訴訟檔案的電子版本制作可以采用案卷歸檔后對卷內材料進行集中數字化的方式，也可以采用在案件辦理過程中對紙質訴訟材料進行同步數字化的方式。
第十四條 紙質訴訟檔案的電子版本制作應當符合下列要求：
(一)紙質訴訟檔案的電子版本應當與原紙質訴訟檔案保持一致。
(二)一般應當對紙質訴訟檔案的正、副卷材料從封面至封底進行完整數字化;確實不宜數字化的材料可以不予數字化，但應當登記備查。
(三)對紙質訴訟檔案數字化直接產生的圖像文件應當采用未加密的TIFF或者JPEG格式，并且永久留存。提供查詢應用時，可以轉存為PDF等其它格式。
(四)紙質訴訟檔案的數字化加工一般采用黑白二值模式進行掃描;對材料中有多色、紅頭、印章、插有照片圖片、字跡清晰度較差、黑白掃描模式下無法辨識清晰的頁面，以及年代較為久遠的歷史檔案，應當采用彩色模式進行掃描。掃描分辨率不低于200dpi。
(五)在紙質訴訟檔案的電子版本制作過程中，一般應當建立案卷級和卷內文件級目錄數據。目錄數據應當真實、準確、完整。目錄數據項目參見附件1.
(六)庫藏紙質訴訟檔案沒有完整電子目錄數據的，一般應當在紙質訴訟檔案的電子版本制作過程中，形成庫藏紙質訴訟檔案的完整電子目錄數據。
(七)應當對紙質訴訟檔案的電子版本進行質量檢查，檢查結果形成記錄保存備查。質量檢查的內容包括目錄數據、圖像文件以及數據掛接等。質量檢查不合格的應當及時退回糾正。
(八)應當符合國家保密管理有關規定。
第十五條 采用集中數字化方式制作紙質訴訟檔案的電子版本時，由檔案機構牽頭負責實施和管理。
采用同步數字化方式制作紙質訴訟檔案的電子版本時，訴訟材料形成部門負責對紙質訴訟材料數字化形成的電子版本進行真實性、有效性和完整性的認定;歸檔部門負責電子案卷的整理合成，確保電子案卷與紙質案卷同步歸檔;檔案機構負責電子案卷的質量驗收和歸檔接收。
第十六條 紙質訴訟檔案的電子版本制作過程中，其目錄數據已經存在于審判管理系統或者其他信息系統中的，可以從審判管理系統或者其他信息系統中獲取。被獲取方應當提供目錄數據管理所要求的系統信息、交換數據、程序接口等。數據交換格式一般應當符合附件1要求。
第十七條 具備條件的法院在紙質訴訟檔案的電子版本制作過程中，可以為原紙質訴訟檔案逐冊加貼與信息系統相關聯的條形碼、二維碼、無線射頻等機讀標簽。
第四章 電子訴訟檔案的存儲和保管
第十八條 各級人民法院檔案機構保存電子訴訟檔案可以采用在線或者離線方式。在線存儲應當使用檔案專用存儲服務器;離線存儲可以選擇使用數據磁帶、檔案級光盤、固態硬盤、硬磁盤等耐久性好的載體。重要電子訴訟檔案可以轉換成紙質或者縮微膠片進行異質備份。
第十九條 使用數據磁帶、檔案級光盤、固態硬盤、硬磁盤等作為歸檔載體、電子訴訟檔案離線存儲或者異質備份載體時，應當符合下列要求：
(一)載體制作工作可以結合電子訴訟檔案的形成過程開展，也可以通過服務器下載數據進行集中制作。制作載體一般不少于兩份，一份用于保存，另一份用于利用。檔案機構應當制定電子訴訟檔案離線保存的數據操作、載體轉移等方面的管理制度。
(二)在載體或者載體盒上應當標注反映其內容的標簽。制作完畢的所有載體應當形成目錄，記錄載體內的文件信息等內容。具備條件的法院可以在載體或者載體盒上設置與信息系統相關聯的條形碼、二維碼、無線射頻等機讀標簽。
(三)電子訴訟檔案在載體上一般按照案號排列，按照案號排列的存儲結構應當符合附件2要求，或者能夠轉換成附件2要求的存儲結構。
第二十條 保管電子訴訟檔案的離線存儲載體，應當符合下列條件：
(一)載體一般應當作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
(二)單片載體應當單個裝盒，豎立存放，且避免擠壓。
(三)存放時應當遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離。
(四)環境溫度選定范圍為17℃～20℃;相對濕度選定范圍為35%～45%。
歸檔前離線存儲載體在各部門的保管，應當參照上述條件。
第二十一條 各級人民法院信息技術部門負責為電子訴訟檔案管理系統的有效安全管理提供技術支撐。檔案機構會同信息技術部門做好電子訴訟檔案的在線和離線備份工作，制定備份方案和恢復演練方案，并按照要求實施。
各級人民法院檔案機構應當對離線存儲的電子訴訟檔案定期進行抽樣機讀檢查或者轉存，發現問題及時采取恢復措施。
第二十二條 未經各級人民法院檔案機構批準，任何部門或者個人不得擅自獲取、利用、遷移、修改、刪除以各種形式存儲的電子訴訟檔案及其備份數據。
第二十三條 各級人民法院應當加強電子訴訟檔案管理的基礎設施建設，按照不同載體的保管要求配備相應的庫房、設備。
第二十四條 最高人民法院應當建立人民法院重要電子訴訟檔案備份中心，異地、異質保管全國法院重要電子訴訟檔案。
有條件的高級人民法院應當集中保管轄區內法院重要電子訴訟檔案的備份數據，并統籌考慮轄區內法院重要電子訴訟檔案的遠程異地備份工作。
有條件的高級人民法院之間開展重要電子訴訟檔案遠程異地備份工作，應當制定方案并簽訂協議，報最高人民法院備案。
第二十五條 訴訟檔案銷毀或者移交國家綜合檔案館時，除按照有關規定不允許留存的以外，人民法院檔案機構應當留存相應的電子副本。
第二十六條 涉密電子訴訟檔案應當使用符合保密規定的載體存儲，并按照保密要求進行管理使用。
第五章 電子訴訟檔案的利用
第二十七條 各級人民法院檔案機構應當遵循統一管理、分級審批、區別利用的原則，為利用主體提供真實可靠的電子訴訟檔案。
各級人民法院檔案機構應當充分利用信息技術手段，深入挖掘電子訴訟檔案價值，積極開展電子訴訟檔案的著錄和檢索工作，擴大電子訴訟檔案資源的應用范圍。
各級人民法院檔案機構可以采取多種方式提供利用電子訴訟檔案，包括在線閱覽、數據傳輸與移轉、打印輸出等。
第二十八條 各級人民法院檔案機構應當優先將電子訴訟檔案提供利用。電子訴訟檔案能夠滿足工作需要時，一般不再提供紙質原件。
第二十九條 各級人民法院檔案機構提供的電子訴訟檔案經打印輸出的紙質副本，一般應當覆有表明其為復制件的水印，在加蓋人民法院檔案證明專用章后，具有與檔案原件同等的效力。
人民法院之間按照有關規定移轉的紙質訴訟檔案的電子版本，可以視同為原件使用。
第三十條 各級人民法院檔案機構提供電子訴訟檔案在線使用時，應當滿足下列要求：
(一)電子訴訟檔案在呈現時應當有案卷、冊次、卷內目錄的分級列表，并能夠按照案卷、冊次、卷內目錄等項目分別設置使用權限。
(二)電子訴訟檔案上一般覆有表明其為復制件的水印。
(三)電子訴訟檔案的展示界面一般使用不帶專用插件的瀏覽器模式。界面基本要素符合附件3要求。
第三十一條 各級人民法院電子訴訟檔案的利用范圍參照紙質訴訟檔案執行。各級人民法院應當根據電子訴訟檔案的保密等級和不同查閱主體的實際需要，規定相應的審批程序。
各級人民法院及其工作人員利用電子訴訟檔案時，檔案機構應當根據利用主體的身份和職責，設置跨合議庭、跨部門、跨法院等利用權限。
當事人及其訴訟代理人查閱涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私和可能造成不良影響、后果的電子訴訟檔案，檔案機構在提供利用前應當交相關審判業務部門進行審查，嚴格限制利用范圍。
第三十二條 最高人民法院通過一級網調閱電子訴訟檔案，按照以下要求執行：
(一)高級人民法院收到調閱要求后，一般應當在三個工作日內完成報送工作。因協調下級法院等原因需要延期的，最遲不超過十個工作日完成報送工作。
(二)最高人民法院調取電子訴訟檔案時，各高級人民法院及其轄區法院尚未形成電子訴訟檔案的，由高級人民法院負責電子訴訟檔案的形成、制作。
(三)相關案件審結后，電子訴訟檔案在線提供查閱的，提供方應當停止相應查閱權限;電子訴訟檔案離線提供查閱的，使用方應當及時銷毀。
第三十三條 各級人民法院檔案機構應當做好電子訴訟檔案的利用登記。使用信息系統提供電子訴訟檔案查閱的，信息系統應當有利用登記、利用統計等功能。
第三十四條 各級人民法院應當提供必要的電子訴訟檔案閱覽場所，并配備相應設施設備。
第六章 獎勵與懲處
第三十五條 人民法院應當建立電子訴訟檔案管理工作考核制度，對在電子訴訟檔案管理工作中取得突出成績的單位和個人，給予表彰獎勵。
第三十六條 人民法院電子訴訟檔案管理工作中，有下列情形之一的，責令限期整改;情節嚴重的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員按照有關規定給予相應處分：
(一)電子訴訟檔案管理不符合真實、完整、有效和安全保密要求的;
(二)不按照規定歸檔或者接收電子訴訟文件的;
(三)不按照規定提供電子訴訟檔案的;
(四)損毀、丟失、篡改、偽造電子訴訟檔案的;
(五)擅自提供、復制、公布、銷毀電子訴訟檔案的;
(六)擅自出賣電子訴訟檔案的;
(七)其他嚴重不負責任，造成電子訴訟檔案損失的。
有前款(四)至(七)項情形構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第七章 附則
第三十七條 各省、自治區、直轄市高級人民法院，解放軍軍事法院，新疆維吾爾自治區高級人民法院生產建設兵團分院可以根據本轄區的實際情況制定實施細則，并報最高人民法院備案。
第三十八條 本辦法由最高人民法院負責解釋。
第三十九條 本辦法自2014年1月1日起實施。
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